Guide utilisateur

Rechercher rapidement un texte dans tous les documents Bexio

Ce module permet de rechercher un mot-clé ou une référence dans l’ensemble des documents Bexio PDF, puis d’afficher la liste des documents correspondants et d’accéder à chacun via un bouton Visualiser.

1. Vue d’ensemble

Objectif

Gagner du temps lors de la recherche de pièces.
Retrouver une info même dans des documents scannés.
Réduire les ouvertures manuelles de PDF.

Fonctionnalités

Affichage du nombre total de documents.
Recherche plein texte par mots-clés.
Affichage du nombre + de la liste des documents trouvés.
Bouton Visualiser pour ouvrir un document.

Important : sur les PDF scannés, la qualité du résultat dépend de la lisibilité du scan (contraste, rotation, netteté).

2. Prérequis

Accès

Un accès au module (URL fournie par l’administrateur).
Des droits Bexio suffisants pour consulter les documents.

Documents pris en charge

PDF texte (extraction directe).
PDF scannés (OCR).

3. Accès au module

Ouvrir l’URL du module dans le navigateur (Chrome/Edge recommandés).
Si un écran de connexion est présent, saisir les identifiants fournis.
Vérifier l’affichage du nombre total de documents.
Cette valeur confirme que la récupération via API Bexio est opérationnelle.

4. Faire une recherche

Dans le champ de recherche, saisir un mot-clé (ex. nom, référence, IBAN, N° facture).
Pour une recherche plus précise, privilégier une référence unique (ex. numéro de facture).
Lancer la recherche (bouton Rechercher ou touche Entrée).
Le module analyse les documents et calcule le nombre de correspondances au niveau “document”.
Consulter les résultats : nombre de documents trouvés et liste détaillée.
Chaque ligne doit proposer un accès direct via Visualiser.

Conseil : si la recherche est trop large, essayer une variante plus courte/plus spécifique (ex. “INV-2024-” → “INV-2024-0158”).

5. Comprendre les résultats

Les résultats sont présentés sous forme de liste. Le module indique le nombre de documents dans lesquels la valeur recherchée a été détectée.

Élément	Signification
Nombre total de documents	Nombre de documents disponibles via l’API Bexio (selon droits).
Nombre de documents trouvés	Nombre de documents contenant le texte recherché (au moins une correspondance).
Liste des documents	Ensemble des documents correspondants (titre/ID/date selon configuration).
Visualiser	Ouverture du document concerné (nouvel onglet ou visualiseur intégré selon configuration).

6. Visualiser un document

Dans la liste, cliquer sur Visualiser pour le document souhaité.
Le document s’ouvre pour consultation et vérification.
Utiliser la recherche du lecteur PDF si nécessaire (ex. Ctrl + F / ⌘ + F).
Sur un PDF scanné, la recherche dépend du texte OCR extrait.

7. Bonnes pratiques

Pour de meilleurs résultats

Préférer des termes distinctifs (référence, numéro, IBAN).
Éviter les mots trop génériques (ex. “facture”, “contrat”).
Sur scans, s’assurer que le document est lisible (pas flou, bien orienté).

Pour gagner du temps

Tester d’abord une requête courte, puis affiner.
Conserver une convention de nommage cohérente des pièces (si possible).
Utiliser des références uniques dans les échanges (client/fournisseur).

8. Dépannage (FAQ)

Problème	Cause possible	Solution
Le nombre total de documents est à 0	Accès API / droits / connexion non valide	Vérifier les droits Bexio et contacter l’administrateur du module.
Aucun résultat alors que le terme existe	Terme trop spécifique / OCR de faible qualité	Essayer une variante, vérifier le PDF via Visualiser, améliorer le scan si possible.
Résultats trop nombreux	Mot-clé trop générique	Préciser avec une référence (N° facture, IBAN, nom complet).
Le bouton “Visualiser” ne s’ouvre pas	Blocage pop-up / session expirée	Autoriser les pop-ups pour le site, puis relancer la session / recharger la page.
La recherche est lente	Grand volume de documents / OCR en cours	Affiner la requête, ou effectuer la recherche hors heures de pointe (si possible).

9. Support - Démonstration

Pour une question d’usage, un problème d’accès, ou une demande d’évolution, ou une démonstration contactez-moi:

Coordonnées

Informations utiles à fournir

Mot-clé recherché (sans données sensibles si possible)
Heure de la recherche
Exemple de document concerné (titre/ID)

10. Exemples

Cliquer sur une vignette pour l’ouvrir en grand.